Quantas vezes você já terminou o dia com aquela sensação de que poderia ter sido mais produtivo? Não é a toa que a produtividade é um conceito essencial para o sucesso de qualquer negócio, ainda mais no Brasil onde o empreendedor tem que enfrentar altos impostos, uma legislação trabalhista que merece revisão, infraestrutura precária, falta de investimentos públicos e privados e pouco incentivo a iniciativas relacionadas a pesquisa e desenvolvimento. Mas se engana quem pensa que os desafios da produtividade são apenas externos ao negócio.

Já parou para pensar em quanta energia um líder, gestor ou empreendedor gasta cuidando do seu time para assegurar que cada pessoa sabe o que fazer e está entregando tudo dentro do prazo? Conseguir colocar uma equipe inteira para trabalhar em um mesmo projeto e ainda manter um ambiente saudável não é fácil, mas, apesar dos obstáculos, há sempre uma oportunidade para inovar, aprimorar e conseguir uma produtividade maior, tanto individual como coletivamente. Práticas pontuais e algumas metodologias de gestão, como o GTD, Getting Things Done, ajudam empresas a produzir mais com menos, otimizar rotinas e tempo. Ficou interessado? Vamos ao passo a passo da produtividade:

1. Organize as tarefas

Para aumentar a produtividade, é fundamental trabalhar na organização das tarefas. Essa pode ser uma etapa considerada óbvia, mas muitos acabam colocando seus esforços em ações que não são prioritários justamente por não terem uma visão mais macro sobre suas tarefas. A ideia aqui é não saber apenas o que precisa ser feito na semana que vem, mas sim ter um olhar mais geral e estratégico sobre quais atividades devem ser executadas primeiro e quais podem ser adiadas.

Para que isso aconteça, o primeiro passo é estabelecer controles efetivos, rotinas, agendas e meios para compartilhamento das informações entre as equipes. Não adianta montar todo um cronograma sem avisar outros times que podem estar envolvidos no projeto; já imaginou fechar um contrato e não conseguir entregar por uma falha na comunicação? Para evitar essa situação, todos os colaboradores devem adotar a mesma sistemática e procedimentos, criando assim um padrão de trabalho que colaborará para a redução de desperdícios e um maior rendimento.

2. Controle o tempo

Depois de saber quais são as prioridades da empresa e dos colaboradores é hora de entender quanto tempo cada tarefa demanda. Para isso, é preciso listar assuntos importantes e urgentes e compreender quanto esforço e dedicação serão necessários para o cumprimento de cada meta. Ah, não esqueça de eliminar distrações e dispersões. A sensação de que não é possível encontrar tempo para tudo é muito comum, mas algumas medidas podem ajudar a ganhar alguns minutos precisos no dia a dia. Ações para eliminar ou ao menos reduzir as distrações e dispersões são necessárias. O cuidado com o uso da internet e das redes sociais é um bom exemplo.

Durante o trabalho, esses recursos devem ser utilizados de forma produtiva, como motivações profissionais. Outra questão que um pouco mais delicada é a conversa pouco proveitosa. Uma das piores sensações possíveis é sair daquela reunião que deveria ter sido super produtiva com a impressão que nada mudou. É extremamente importante perceber quanto tempo é gasto pela equipe e por você com discussões não relacionadas aos projetos e demandas atuais. Já imaginou se você gasta 1 hora falando sobre as metas de uma área quando seu desafio é algo totalmente diferente?

3. Adote ferramentas de gestão

Existem várias ferramentas de gestão disponíveis no mercado e a maioria pode ser personalizada às necessidades de cada negócio. Sistemas, plataformas e softwares capazes de integrar informações de toda a empresa, de forma a mostrar um cenário completo, são bastante úteis para auxiliar no processo de identificação de fragilidades e, também, na tomada de decisões estratégicas. É importante lembrar que você nunca está sozinho, a produtividade depende muito do clima organizacional e, por isso, manter condições que promovam a motivação, o entusiasmo e o engajamento dos colaboradores é vital.

Uma boa dica é estabelecer um contato mais próximo entre gestores e equipe para ter uma gestão mais assertiva. Vale a pena estimular a participação, troca de ideias e de experiências, além de ouvir ativamente sugestões e opiniões. Investir no desenvolvimento da equipe também colabora para o aumento da produtividade. Profissionais qualificados produzem mais e melhor, por isso é interessante analisar o perfil de cada colaborador, verificar quais os pontos fortes e competências precisam ser aprimoradas, e, dessa forma, estabelecer um plano de desenvolvimento individual, destacando, principalmente, os talentos da empresa.

4. Tenha uma comunicação assertiva

Uma comunicação clara e assertiva é essencial para o aumento da produtividade de qualquer equipe. É preciso definir canais de comunicação que garantam o fluxo de informações, de forma rápida, sem ruídos e que alcancem todos os envolvidos. Reuniões gerenciais, newsletters, e-mails, jornal interno e até mesmo os murais de avisos podem ser muito úteis. Há também alguns métodos consagrados que trazem orientações práticas de como aumentar a produtividade, por meio de organização e disciplina. Um deles é o tão famoso GTD, sigla em inglês para Getting Things Done.

Também conhecida como “a arte de fazer acontecer”, a metodologia foi desenvolvida pelo norte-americano David Allen e divulgada em um livro. O GTD estabelece um sistema de gestão que abrange vários aspectos, não apenas o profissional. O sistema inclui também demandas pessoais, como afazeres de casa, compromissos sociais, família, lazer e educação. Em outras palavras, o GTD permite ter um maior controle sobre todas as tarefas, projetos, necessidades, metas, sonhos e ideias, de forma a minimizar o estresse, a tensão e a frustração.

Legal, entendi o que é o conceito, mas como posso aplicar no dia a dia? Para começar, é necessário conhecer os cinco passos dessa metodologia:

• Coletar: transferir para o papel tudo o que há para fazer, hoje, amanhã ou no futuro. Dessa forma, você consegue tranquilizar sua mente, além de não esquecer compromissos e obrigações;
• Processar: é importante processar todas as informações, analisando cada anotação feita e identificando se são apenas ações, o que é prioridade, o que pode ser adiado, e assim, enxergar com mais clareza todas as demandas;
• Organizar: David Allen propõe, em seu livro, um sistema bastante simples e prático. Uma das formas é contextualizar as tarefas e reunir aquilo que pode ser correlato, criando uma linha de atuação, otimizando o tempo no computador, ao telefone, ou escritório;
• Refletir: Esta etapa sugere uma análise sobre o sistema adotado e confirmar se ele é o melhor modo de gerenciar suas tarefas. Também é o momento de revisar e reavaliar as prioridades e perceber como sua rotina está sendo influenciada pelas urgências; e
• Executar: Hora de colocar seu sistema em prática e agir de forma organizada, sem estresse ou ansiedade, apenas executando o planejado. Confie na sua análise e simplesmente faça.

Vale ressaltar que no começo é preciso investir algum tempo para definir o seu sistema. Para a primeira fase, de coleta, duas ou três horas são essenciais para mapear todas as tarefas, com calma e transparência. Depois, na segunda etapa, mais algumas horas de dedicação para processar todas as anotações. Esse passo costuma demorar um pouco mais, pois não é tão simples avaliar as prioridades e separar o que é urgente, importante e necessário.

No geral, o GTD não demanda tanto tempo. Depois que seu sistema estiver pronto, basta agir e, claro, revisar com alguma frequência, para garantir uma produtividade ainda maior. A melhor parte de tudo é que, por se tratar de uma metodologia simples, ela pode ser utilizada por qualquer pessoa, sem restrições. Vale a pena investir no treinamento da equipe para que todos os colaboradores estejam aptos a praticar os cinco passos do GTD.

O incentivo e a promoção do método favorecem o desenvolvimento coletivo, já que todos são convidados a analisar suas prioridades, conhecer as dificuldades e, principalmente, buscar soluções. Além de adotar o Getting Things Done como ferramenta pessoal, você também pode difundir o método por meio de cursos, palestras e, acima de tudo, pelo exemplo,sempre com foco na melhoria dos resultados e construção de uma equipe de alto rendimento. Que tal excluir a baixa produtividade do seu vocabulário?